Pemeliharaan Mesin-mesin kantor

Manfaat pemeliharaan dan perawatan barang adalah :

  barang-barang  akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan

  Memperpanjang umur barang

  Menghindari kehilangan

  Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

  Dengan terpelihara, akan menghasilkan pekerjaan yang baik

Macam-macam pemeliharaan dan perawatan barang :

  Menurut kurun waktu

  Menurut jenis barang

Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor, hendaknya memperhatikan cara-cara berikut :

  Selalu bersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah dipergunakan

  Selalu memperbaiki barang yang rusak

  Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya

  Selalu menyimpan kemabali barang yang telah dipergunakan pada tempat semula dan dalam keadaan baik dan benar

  Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaian

Pemeliharaan mesin kantor

Pengurusan pemeliharaan daoat ditempuh dalam 3 cara sebagai berikut :

  Kontrak pemeliharaan (maintenance contrascts)

  Servis perorangan (individual service calls)

  Servis kantor (company operated services)

http://serlinuraini.blogspot.co.id/2014/04/pemeliharaan-dan-perawatan-barang-kantor.html

Perencanaan pengadaan dan pengelolaan

PERENCANAAN PENGADAAN DAN PENGELOLAAN MESIN KANTOR

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.


Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

• Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a.  Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.

http://maulanafajri151.blogspot.co.id/2015/05/administrasi-sarana-dan-prasarana.html

mesin penghitung, mesin pengganda, mesin penghimpun, pemisah

Di dalam dunia perdagangan penggunaan alat hitung sangat diperlukan. Secara umum alat hitung ini digunakan untuk melakukan perhitungan dasar, yaitu menambah, mengurang, mengalikan dan membagi.

Karena fungsi dasar itulah yang sering diakai dalam dunia perdagangan. Tetapi banyak barang dagangan yang dapat dihitung dengan cara menghitung banyaknya satuan atau unit barang antara lain :

1. Makanan.
2. Minuman.
3. Pakaian.
4. Barang elektronik.

A.    JENIS-JENIS MESIN HITUNG :

Mesin hitung dapat kita golongkan dalam berbagai jenis dengan berbagai cara yaitu :

1.      Dilihat dari Kemampuannya :

1.      Mesin Jumlah (Adding Machine

2. Mesin Hitung (Calculating Machine

2.      Dilihat dari Sumber Tenaganya :

1. Mesin Hitung Tangan (Manual)
2.  Mesin Hitung Listrik (Electrik)

3.  Dilihat dari Cara Kerjanya :

1. Mesin Hitung Mekanik
2. Mesin Hitung Elektronik

4. Dilihat dari Jumlah Kuncinya :

1. Mesin Kunci 10 (Ten Keys)
2. Berkunci Banyak (Full Keys)

5.      Dilihat dari segi Penyajian Hasil :

1. Mesin Hitung Pencetak (Printing/Listing)
2. Mesin Hitung Tidak Bisa Mencetak (Non Printing/Non Listing)

http://mahaputrihandayani.blog.com/kd-2-alat-hitung/

B.    Perkembangan Alat Hitung

Perkembangan Alat Hitung Alat hitung merupakan alat yang sangat dibutuhkan oleh manusia apalagi di zaman modern seperti saat ini yang serba canggih dan instan. Alat hitung digunakan untuk melakukan perhitungan dari yang sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai pada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu. Alat hitung mengalami perkembangan dari masa ke masa dari mulai alat hitung tradisional sampai alat hitung yang modern seperti yang kita gunakan saat ini yaitu kalkulator yang bisa melakukan perhitungan dengan cepat, mudah dan akurat. Ada negara di dunia yang memiliki kaum pria yang menggunakan rok yaitu di negara Selandia Baru. Ternyata di Skotlandia juga ada rok khusus kaum pria. Namanya kilt. Rok ini memiliki corak garis vertikal dan horizontal yang disebut tartan chek. Kilt adalah pakaian lutut panjang dengan lipatan di bagian belakang, yang berasal dari pakaian tradisional laki-laki dan anak laki-laki di Dataran Tinggi Skotlandia abad ke-16. Sejak abad ke-19 Kilt telah menjadi budaya yang lebih luas dan tersebar ke seluruh Skotlandia dan Celtic (dan lebih khusus Gaelik). Kilt sering dibuat dari kain wol dalam pola kotak-kotak. Dulu orang-orang disana memakai rok tersebut untuk berhitung. Unik bukan? Bagaimana orang-orang di Skotlandia menggunakannya untuk melakukan perhitungan. Inilah caranya, rentangkan kilt lalu letakkan koin di atasnya lalu dipakai untuk menghitung dengan menggerak-gerakkannya. "Kain Penghitung" ini dipakai menyerupai sempoa. Dulunya rok ini disebut Check Cloth tapi sekarang berubah nama menjadi Tartan Check. Hal ini membuktikan bahwa sejak dulu manusia telah berusaha menggunakan berbagai alat untuk melakukan perhitungan.

1. ABACUS (SEMPOA)

Kelebihan :                                                                                                                          

1. Dapat digunakan untuk perhitungan dasar yaitu penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian

2. Mudah digunakan

3. Mudah dibawa dan bentuknya sederhana

Kekurangan :

1. Tidak dapat digunakan dalam perhitungan yang rumit.

2. NAPIER’S BONES (TULANG-TULANG NAPIER)

Kelebihan : 1. Dapat melakukan perhitungan logaritma dan desimal

2. Dapat digunakan untuk melakukan perhitungan perkalian dan pembagian

3. Bentuknya sederhana karena terbuat dari kayu, metal atau kardus tebal.

Kekurangan : 1. Untuk pengoperasiannya harus dipelajari terlebih dahulu

2. Ukurannya terlalu besar

3. Napier’s bones terdiri dari papan pinggiran dan satu set batang sehingga kalo salah satu batang hilang akan sulit melakukan perhitungan Tulang-tulang napier atau Napier’s Bones merupakan salah satu alat hitung yang berguna dalam sejarah perkembangan alat hitung. Banyak orang yang mengetahui bentuknya namun hanya sebagian orang yang dapat mengoperasikannya.

3.MISTAR GESER William Oughtred (1514 - 1660)

2.                   Kelebihan : 1. Bentuknya sederhana 2. Dapat digunakan perhitungan perkalian, pembagian, penambahan dan pengurangan. Kekurangan : 1. Angka-angka dalam mistar geser kecil

4. CALCULATING CLOCK

Kelebihan : 1. Dapat digunakan untuk melakukan perhitungan sampai enam digit Kekurangan : 1. Bentuknya rumit dan banyak bagian-bagiannya

5. KALKULATOR RODA NUMERIK

Kelebihan : 1. Dapat menjumlahkan bilangan hingga delapan digit 2. Menggunakan mekanik Kekurangan : 1. Hanya dapat melakukan penjumlahan saja 2. Bentuknya kompleks dengan menggunakan delapan roda putar bergerigi

6. KALKULATOR RODA NUMERIK 2 Kelebihan : 1. Dapat digunakan untuk pembagian 2. Dapat digunakan untuk menemukan akar 3. Bentuknya kecil Kekurangan : 1. Bentuknya kompleks sehingga memungkinkan sulit dalam penggunaannya

7. HANH KALKULATOR

Kelebihan : 1. Dapat digunakan untuk menghitung parameter waktu dan planetarium. Kekurangan : 1. Pengoperasiaanya sulit 2. Bentuknya kompleks

8. KALKULATOR MEKANIK (ARITHOMETER)

Kelebihan : 1. Dapat melakukan perhitungan penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Kekurangan : 1. Banyak bagian-bagiannya 2. Bentuknya rumit

9. MESIN DIFFERENSIAL

Kelebihan : 1. Dapat melakukan perhitungan differensial 2. Menggunakan tenaga uap sehingga lebih hemat 3. Dapat menyimpan program dan mencetak hasil perhitungan Kekurangan : 1. Bentuknya rumit dan besar sehingga susah dibawa.

10. KARTU PERFORASI

Kelebihan : 1. Dapat melakukan perhitungan dengan cepat 2. Dapat digunakan untuk menyimpan data Kekurangan : 1. Bentuknya kompleks

11. THE DALTON ADDING-LISTING MACHINE

Kelebihan : 1. Merupakan mesin substraksi pertama yang berdigit 10 Kekurangan : 1. Bentuknya masih kompleks dan besar 2. Tombol-tombolnya sederhana hanya berupa angka-angka

12. ATANASOFF-BERRY COMPUTER

Kelebihan : 1. Dapat melakukan perhitungan persamaan differensial kompleks Kekurangan : 1. Mesin ini sangat besar dan berat karena ratusan gerigi dan poros yang dipasang untuk melakukan perhitungan

13. CURTA

Kelebihan : 1. Digerakkan secara mekanis 2. Tidak menggunakan listrik dan baterai 3. Bentuknya yang sederhana danportable 4. Mudah dibawa karena berukuran genggam Kekurangan : 1. Banyak bagian-bagiannya 2. Harus tahu cara pengoperasiannya karena bentuknya rumit

14. IBM 608

Kelebihan : 1. Kalkulator dengan transistor pertama didunia Kekurangan : 1. Ukurannya sangat besar dan berat sehingga tidak bisa dibawa kemana- mana 2. Harganya mahal

15. ANITA MK-8

Kelebihan : 1. Sudah memiliki banyak tombol Kekurangan : 1. Bentuknya besar dan berat 2. Tidak portable atau susah dibawa kemana-mana

16. CAL TECH

Kelebihan : 1. Bentuknya kecil, ramping dan mudah dibawa 2. Sudah memiliki layar LED (Liquid Emmiting Diode) untuk menampilkan hasil perhitungan 3. Memiliki 18 tombol 4. Dapat menampilkan angka sampai 12 digit Kekurangan : 1. Hanya memiliki tombol untuk melakukan perhitungan perkalian, pembagian, pertambahan dan pengurangan. 2. Tombol lainnya baru terdiri dari tombol titik, tanda tanya dan spasi

17. BUSICOM LE-120 “HANDY”

Kelebihan : 1. Kalkulator pertama yang portable dan bisa dibawa kemana-mana 2. Telah memiliki layar LED (Liquid Emitting Diode) untuk menampilkan hasil perhitungan 3. Telah memiliki tombol CE dan C 4. Mampu menampilkan sampai 12 digit 5. Dilengkapi dengan gelang agar tidak terjatuh Kekurangan : 1. Harganya sangat mahal 2. Baru memiliki 17 tombol

18. HP-65

Kelebihan : 1. Kalkulator pertama yang dapat diprogram 2. Tombolnya lebih lengkap yaitu 35 tombol dengan lebih dari 80 operasi perhitungan 3. Bentuknya sederhana Kekurangan : 1. Harganya sangat mahal

19. CASIO FX-7000

Kelebihan : 1. Dapat digunakan untuk menggambar grafik 2. Dapat melakukan 82 operasi perhitungan 3. Dapat menampilkan hingga 8 baris dengan 16 karakter disetiap barisnya Kekurangan 1. Hanya memiliki memori 422 byte

20. SHARP EL-9650

Kelebihan : 1. Memiliki dukungan touch dengan stylus 2. Dapat digunakan untuk menggambar grafik 3. Tombolnya lengkap 4. Bentuknya ramping dan portable

21. CASIO PRIZM

Kelebihan : 1. Sudah memiliki layar full color 2. Resolusi layar 216x384

http://www.slideshare.net/titirosmawati09/perkembangan-alat-hitung