Mesin -
Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
A.
Jenis-jenis Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
Alat
komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada
saat ini.
Jenis
peralatan komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya
kemajuan teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai
tulang punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat
elektrik (e-mail). Berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:
1.
Telepon
Telepon
merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk menghubungi relasi
atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan telepon sangat massive
digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada saat ini.
2.
Handphone
Handphone
atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya
digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan kael telepon),
maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk bahkan sampai ke
luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun
mutlak diperlukan. Untuk mengatasi hal tersebutlah Handphone menjadi alat
komunikasi andalan sampai saat ini.
Kelebihan
dari handphone :
a)
Nomor telepon dapat disimpan, sehingga mudak dikenali
sewaktu-waktu ada panggilan.
b)
Nomor telepon dapat dirahasiakan.
c)
Pesan atau informasi cepat tersampaikan.
d)
Riwayat panggilan dapat didengar kembali.
e)
Mudah dibawah kemana-mana.
Kekurangan
dari handphone :
a)
Jangkauan sinyal bergantung tempat atau lokasi.
b)
Jumlah nomor telepon lebih dari 10 digit, sehingga sulit
untuk dihafalkan.
c)
Dapat terkena pancaran radiasi dalam waktu jangka panjang
karena penggunaan handphone
terlalu sering.
3.
Intercom
Intercom
merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada
suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom
sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan
sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat
hemat.
Kelebihan
dari intercom :
a)
Dapat menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak
ke pihak lainnya.
b)
Saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor semakin
luas.
c)
Dapat meningkatkan produktivitas pegawai, karena mampu
menghemat waktu dan tenaga
dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.
Kekurangan
dari intercom :
a)
Hanya dapat digunakan sebagai komunikasi di lingkungan
kantor sendiri.
b)
Tidak bisa dibawa kemana-mana.
4.
Telegraph
Telegraph
merupakan suatu alat komunikasi yang dapat digunakan untuk mengirim sandi
melalui jaringan telephone. Sandi yang digunalan dalam telegraph adalah sandi
morse. Telegraph merupakan alat komunikasi yang mendorong lahirnya teknologi
modern.
Kelebihan
dari telegraph :
a)
Informasi yang disampaikan menggunakan sandi, sehingga
bersifat rahasia.
b)
Pesan dapat terkirim dalam waktu yang singkat karena
menggunakan kawat.
Kekurangan
dari telegraph :
a)
Biayanya mahal.
b)
Pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos
surat biasa.
c)
Pesan yang terkirim hanya yang bersifat penting.
5.
Pager
Pager
merupakan suatu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau
informasi tanpa menggunakan kabel. Pager sudah jarang ditemukan di peredaran
dunia bisnis. Persaingan alat komunikasi yang murah dengan layanan yang semakin
canggih, membuat alat ini semakin tidak dilirik semua masyarakat. Pager
digunakan di bidang jasa terutama di jasa informasi dan jasa kesehatan. Pager
merupakan barang yang harus dipatuhi, karena selalu menerima pesan apapun,
alasan apapun yang dibuat untuk menghindari pesan di pager, selalu menjadi
tidak beralasan.
Kelebihan
dari pager :
a)
Sistemnya yang satu arah sehingga lokasinya tidak dapat ditetapkan.
Kekurangan
dari pager :
a) Pesan
yang dikirim dengan pager dapat ditangkap oleh jaringan pager lainnya jika
menggunakan layanan nasional, sehingga pesan yang terkirim dapat dideteksi oleh
para agen kriminal atau hukum yang tidak diinginkan.
6.
Faximile
Faximile
atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan
"copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon
dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak
kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.
Kelebihan
dari faximile :
a)
Pengiriman dokumen lebih cepat meskipun tempatnya jauh.
b)
Dokumen yang dikirim sesuai aslinya, tanpa adanya
pengurangan resolusi gambar.
c)
Mudah dijangkau dan digunakan oleh semua orang.
Kekurangan
dari faximile :
a)
Penggunanya lebih sedikit daripada e-mail.
7.
Email
Email
merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone
email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim
surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak
secara bersamaan.
Kelebihan
dari e-mail :
a)
Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan
saluran Internet yang digunakan
tidak bermasalah.
b)
Biayanya lebih murah daripada menggunakan perangko.
c)
Dapat menjangkau seluruh dunia sekalipun.
d)
Pesan yang dikirim atau diterima berupa teks, gambar,
video, program, suara, dan lain-lain.
e)
Tidak ada seorang pun yang dapat mengetahui, karena
bersifat pribadi dan menggunakan
password.
Kekurangan
dari e-mail :
a)
Adanya pemalsuan identitas.
b)
Harus menggunakan koneksi internet untuk menerima maupun
mengirim pesan.
c)
Responnya lambat.
B.
Perkembangan Alat Komunikasi
Sejak
jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi
khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan
lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui
informasi tersebut.
Untung
saja, manusia sebagai makhluk sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding
mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu sama lain.
Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai
jaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini
merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah
diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.
1.
Merpati Pos
·
Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung
merpati sebagai mengantar surat
atau pesan.
·
Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya
ingat kuat.
·
Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416)
untuk mengirimkan pesan
sekitar kerajaannya.
·
Pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan
2. Telegraph
Telegraph merupakan alat yang digunakan untuk mengirim dan
menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika,
Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan
pertamanya dikirim pada 6 Januari 1838 dan dikirimkan oleh perator menggunakan
kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat
efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima
hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini
sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Perkembangan selanjutkan,
media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di
Indonesia pemanfaatan telegraph dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka
pada tanggal 23 Oktober 1855 oleh Pemerintah Hindia Belanda. Telegraph pun
dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor telegraph. Tidak hanya menghubungkan
Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan
Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.
3.
Telephon
Telepon
merupakan suatu alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke
luar kantor. Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang
semakin berkembang dan meningkat. Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876
oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telepon lokal pertama digunakan sejak
16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telepon pertama ini
menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Seiring
perkembangan teknologi, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan
telekomunikasi pun diperluas. Pada tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite
Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan
jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit
Palapa A-1 diluncurkan sehingga memungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas
hingga mencapai luar negara.
4. Telegram
Telegram
dipopulerkan pada tahun 1920-an. Telegram berisi kombinasi kode-kode yang
ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari
telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda
baca. Namun waktu yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu
hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan
Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa
berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari
khusus seperti hari raya ratau tahun baru.
5.
Pager
Pager
atau radio panggil merupakan suatu alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan
menerima pesan pendek. Sekarang mungkin pager sudah jarang ditemukan, tetapi
alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa
seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan pada tahun 1956 oleh
Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang
sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang.
Sebelum telepon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk
layanan telepon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum
tahun 1997. Dan pelanggannya mencapai 800.000. Namun karena harga perangkat
yang terus menerus melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah
munculnya teknologi telepon seluler atau sering disebut handphone.
6.
Surat Elektronik (E-mail)
Merupakan
sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat
elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk,
tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan
“mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.
7.
Internet
Rangkaian
yang membentuk internet (kependekan dari interconnected-networking) diawali
pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United
States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983
ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan
awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada
awal tahun 1990-an. Pada tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal
pembangunan internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet
menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini
pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995
mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia
bisa mengakses internet (HTTP).
8.
Telepon Genggam
Penemuan
telepon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921,
Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telepon mobil satu
arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola)
mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang
saat perang Dunia II. Namun, penemuan telepon genggam yang sebenarnya terjadi
pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. Telepon ini kemudian
dikenal sebagai telepon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah
kemudian muncul telephon genggam berikutnya.
Pada tahun 1990-an generasi kedua atau 2G
muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan
suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang
lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telepon genggam
sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). Teknologi ini memberikan
jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telepon seluler pun
bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas
jaringan hingga memungkinkan pengguna menggunakan beragam system kapan saja dan
dimana saja. di Indonesia, teknologi telepon genggam pertama kali hadir pada
tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT).
Telepon genggam pun mulai beredar tahun
1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT
Telkom memulai proyek percontohan seluler digital GSM (Global System for
Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994)
operator GSM pertama di Indonesia berorasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya
mulai bermunculan operator GSM lainnya.
9.
Pesan Instan (Instant Messaging)
Pesan
instant merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan
internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real
time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh
America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft
(Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan
teknologi secara online awal tahun 1990. Para pengembang peranti lunak
menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa
mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan
instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL,
menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa
memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah
semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan
instan.
10. Mobile
Chat Messenger
Hampir
sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau
smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan
SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada
banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry
Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak
bisa disebutkan satu per satu.
A.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat
Komunikasi
1)
Dalam Bidang Sosial
-
Keuntungan :
a.
Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah
komunikasi antara suatu
tempat dan tempat yang lain.
-
Kerugian :
a.
Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah
yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini
dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.
b.
Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung
menjadi seseorang yang individualis.
c.
Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media
lainnya membuat peluang masuknya hal-hal
yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.
d.
Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang
terjadi di
masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.
e.
Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah
cracker, manipulasi data dan berbagai cyber crime yang
lainnya
f.
Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento,
Satu hal yang pasti,
interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu
(mesin) mengakibatkan anak menjadi tidak
cerdas secara sosial.
2)
Dalam Bidang pendidikan
- Keuntungan :
a.
Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses
untuk kepentingan
pendidikan.
b.
Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya
inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
c.
Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual
atau kelas yang berbasis teleconference yang
tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu
ruangan.
d.
Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin
mudah dan lancar karena
penerapan sistem TIK.
-
Kerugian :
a.
Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran
terhadap Hak Atas
Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan
orang yang bersifat plagiatis akan
melakukan kecurangan.
b.
Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan
sebuah system tanpa celah, akan
tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan
berakibat fatal.
c.
Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk
berpikir pendek dan bertahan
berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).
d.
Masalah geografis, waktu dan sosial ekonomis Indonesia
e.
Negara Republik Indonesia merupakan Negara kepulauan, daerah
tropis dan pegunungan hal ini akan mempengaruhi
terhadap pengembangan infrastruktur pendidikan sehingga dapat
menyebabkan distribusi informasi yang tidak merata.
f.
Mengurangi ketertinggalan dalam pemanfaatan TIK dalam
pendidikan dibandingkan dengan negara
berkembang dan negara maju lainnya.
3)
Dalam Bidang Ekonomi
- Keuntungan :
a.
Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan
pekerjaan.
b.
Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat
mempermudah transaksi- traansaksi
bisnis suatu perusahaan atau perorangan
c.
Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs
tertentu akan mempermudah
kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
-
Kerugian :
a.
Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan
semakin memudahkan pula
transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi
narkoba.
b.
Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga
atau perorangan yang
mengakibatkan kerugian financial yang besar.
4)
Dalam bidang Pemerintahan
- Keuntungan :
a.
Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam
pemerintahan atau yang disebut e-government membuat
masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah
sehingga program yang dicanangkan pemerintah
dapat berjalan dengan lancar.
b.
e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang
lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
c.
Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan
yang dibuaat oleh
pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja
pemerintah.
-
Kerugian :
a.
Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan
membuka peluang terjadinya cyber
crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus
pembobolan situs KPU ketika
penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
B.
Hambatan Atau Masalah Yang Terjadi Pada Saat Melakukan Aktivitas
Komunikasi di Kantor
1.
Masalah Teknis
Masalah ini timbul karena lingkungan yang memberikan
dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi,
keterbatasan fasilitas dan
peralatan komunikasi akan berkurang dengan adanya temuan teknologi baru
yang lebih canggiuh serta modern sehingga media komunikasi
lebih cepat dan efisien.
2.
Masalah Semantik
Semantik adalah pengertian atau informasi yang
disampaikan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang
jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Biasanya
disebut dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat
dihindari dengan cara komunikator harus memilih kata-kata yang
tepat sesuai dengan karakteristiknya sehingga dapat lebih mudah diterima oleh
komunikan.
3.
Masalah/Hambatan Manusiawi
Hambatan ini mencakup :
a.
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia,
seperti perbedaan persepsi, umur,
keadaan emosi, pencarian informasi, dsb.
b.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam
organisasi atau lingkungan, seperti
suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang di anut.
http://anyelir2995.blogspot.co.id/2015/04/mesin-mesin-kantor-sebagai-alat.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar