PERTEMUAN IV
KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
2.2 Klasifikasi Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor bermacam-macam bentuk nya, antara lain meliputi alat tulis kantor, perabot kantor dan mesin-mesin kantor.
1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran:
a. Kertas AVS polos
b. Kertas folio bergaris
c. Kertas berupa formulir
d. Kertas hisap
e. Aneka Map
2. Perlengkapan kantor berbentuk buku:
a. buku agenda
b. buku pedoman organisasi
c. kamus
d. buku telepon
e. buku tahunan
3. Perlengkapan kantor berbentuk non lembaran:
a. kalender
b. tempat surat
c. kotak kartu nama
d. gunting
e. tempat penyimpanan pensil
4. Perlengkapan kantor berbentuk mesin-mesin:
a. mesin komputer
b. mesin printer
c. mesin foto copy
d. mesin faximile
e. telepon
5. Perlengkapan kantor berbentuk perabot kantor:
a. meja
b. kursi
c. lemari
d. filing kabinet
e. partisi dsb
2.2 Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik,pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.
2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
2.3 kelebihan dan kekurangan peralatan dan perlengkapan kantor
Perlu diketahui bahwa memang terdapat keuntungan-keuntungan yang berlainan dengan penggunaan mesin-mesin yang berbeda kondisinya. Mungkin dalam keadaan tertentu salah satu mesin lebih banyak memberikan keuntungan dari pada mesin yang lain.
Keuntungan-keuntungan penggunaan mesin-mesin kantor umumnya sebagai berikut :
a. Menghemat tenaga kerja
Perlu diketahui bahwa memang terdapat keuntungan-keuntungan yang berlainan dengan penggunaan mesin-mesin yang berbeda kondisinya. Mungkin dalam keadaan tertentu salah satu mesin lebih banyak memberikan keuntungan dari pada mesin yang lain.
Keuntungan-keuntungan penggunaan mesin-mesin kantor umumnya sebagai berikut :
a. Menghemat tenaga kerja
b. Menghemat waktu
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
d. Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metoda tertulis;
e. Pekerjaan tampak lebih baik
e. Pekerjaan tampak lebih baik
f. Mencegah penggelapan
g. Mengurangi kelebihan karyawan
g. Mengurangi kelebihan karyawan
h. Memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih banyak kepada pemimpin jika dibandingkan dengan waktu sebelumnya.
Adapun kerugian-kerugian yang tampak pada penggunaan mesin kantor sebagai berikut :
a. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan yang tinggi
a. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan yang tinggi
b. Tingkat penyusutan dari beberapa mesin tinggi
c. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih, atau biaya untuk melatih terlalu tinggi;
d. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran
d. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran
e. Keluwesan dari beberapa metoda mesin ternyata kurang;
f. Lebih mudah memindahkan karyawan-karyawan dari bagian yang satu ke bagian yang lain, dari pada memindahkan beberapa mesin tertentu;
g. Membuat suara gaduh dalam kantor, kecuali apabila mesin-mesin dipisahkan tempatnya dari karyawan-karyawan;
h. Beberapa mesin harganya sangat mahal;
i. Kesulitan dalam pemeliharaan mesin.
f. Lebih mudah memindahkan karyawan-karyawan dari bagian yang satu ke bagian yang lain, dari pada memindahkan beberapa mesin tertentu;
g. Membuat suara gaduh dalam kantor, kecuali apabila mesin-mesin dipisahkan tempatnya dari karyawan-karyawan;
h. Beberapa mesin harganya sangat mahal;
i. Kesulitan dalam pemeliharaan mesin.
Sumber: