Klasifikasi peralatan dan perlengkapan kantor

PERTEMUAN IV

KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

2.2 Klasifikasi Perlengkapan Kantor 

Perlengkapan kantor bermacam-macam bentuk nya, antara lain meliputi alat tulis kantor, perabot kantor dan mesin-mesin kantor. 

1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran: 

a. Kertas AVS polos 

b. Kertas folio bergaris 

c. Kertas berupa formulir 

d. Kertas hisap 

e. Aneka Map 

2. Perlengkapan kantor berbentuk buku: 

a. buku agenda 

b. buku pedoman organisasi 

c. kamus 

d. buku telepon 

e. buku tahunan 

3. Perlengkapan kantor berbentuk non lembaran:

a. kalender 

b. tempat surat 

c. kotak kartu nama 

d. gunting 

e. tempat penyimpanan pensil 

4. Perlengkapan kantor berbentuk mesin-mesin:

a. mesin komputer 

b. mesin printer 

c. mesin foto copy 

d. mesin faximile

e. telepon 

5. Perlengkapan kantor berbentuk perabot kantor:

a. meja 

b. kursi 

c. lemari 

d. filing kabinet 

e. partisi dsb 

2.2 Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.   Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.  Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik,pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

2.3 kelebihan dan kekurangan peralatan dan perlengkapan kantor
Perlu diketahui bahwa memang terdapat keuntungan-keuntungan yang berlainan dengan penggunaan mesin-mesin yang berbeda kondisinya. Mungkin dalam keadaan tertentu salah satu mesin lebih banyak memberikan keuntungan dari pada mesin yang lain.
Keuntungan-keuntungan penggunaan mesin-mesin kantor umumnya sebagai berikut :
a. Menghemat tenaga kerja

b. Menghemat waktu
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan

d. Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metoda tertulis;
e. Pekerjaan tampak lebih baik

f. Mencegah penggelapan
g. Mengurangi kelebihan karyawan 

h. Memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih banyak kepada pemimpin jika dibandingkan dengan waktu sebelumnya.

Adapun kerugian-kerugian yang tampak pada penggunaan mesin kantor sebagai berikut :
a. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan yang tinggi

b. Tingkat penyusutan dari beberapa mesin tinggi

c. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih, atau biaya untuk melatih terlalu tinggi;
d. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran

e. Keluwesan dari beberapa metoda mesin ternyata kurang;
f. Lebih mudah memindahkan karyawan-karyawan dari bagian yang satu ke bagian yang lain, dari pada memindahkan beberapa mesin tertentu;
g. Membuat suara gaduh dalam kantor, kecuali apabila mesin-mesin dipisahkan tempatnya dari karyawan-karyawan;
h. Beberapa mesin harganya sangat mahal;
i. Kesulitan dalam pemeliharaan mesin.

Sumber:

http://ivanclinton.blogspot.co.id/2011/08/perlengkapan-dan-peralatan-kantor.html

http://margadefitama14.blogspot.co.id/2014/12/makalah-perlengkapan-kantor-dan.html

http://kholilga.blogspot.co.id/2010/11/manajemen-peralatan-kantor.html

Mengidentifikasi jenis-jenis teknologi perkantoran

PERTEMUAN IV

Mengidentifikasi jenis-jenis teknologi perkantoran

A. Pengertian Mesin

Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

B. Pembagian Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.  

1. Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

a.       Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b.      Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

a.       Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b.      Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

C. Fungsi Mesin Kantor

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1. Mesin penghimpun data atau informasi

Mesin penjilid (binding machine)

Stapler (hecht machine)

2. Mesin pemisah

Mesin pembuka surat (letter opener)

Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

Mesin penghancur dokumen (shredder)

Asahan pensil (pencil sharpener)

3. Mesin pencatat data atau informasi

Mesin dikte (dictating machine)

Mesin tik (typewriter)

Mesin penomor (numbering machine)

Mesin pencetak perangko (franking machine)

Stampel (time dan date stamps)

Pencatat uang kas (cash register)

Microfilm

4.  Mesin pengolah data

Mesin jumlah (adding machine)

Mesin hitung (calculating machine)

Komputer

5.  Mesin pengganda

Mesin stensil (stencil duplicator)

Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

Mesin fotokopi

Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

Mesin offset

6. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

Telepon dan interphone

Telex

Faksimile

Modem

Intercom

Radio paging

Teleprinter

Telefoto

Telecopier

Handy talky (HT)

7. Mesin mengaman dan penyaman

Pengaman data (data safes)

Kipas angin (fan)

Air conditioner (AC)

Tirai udara (air curtain)

8. Mesin pengontrol

Mesin presensi

Close circuit television (CCTV)

D. Jenis-jenis Mesin Kantor

1. Mesin Ketik Manual

Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata. Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik. Jenis-jenis mesn ketik manual:

a.       Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.

b.      Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio

c.   Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana

2. Mesin Ketik Elektronik

Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin ketik ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

·           Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

·           Komponen dan cara kerja mesin mekanis

·           Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar

Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain:

·           Mesin tik elektrik dengan system huruf batang

·           Mesin tik elektrik dengan system huruf bola

3. Mesin Hitung Manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

Jenis-jenis mesin hitung :

·           Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

a) Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.

b) Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.

·           Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

a) Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.

b) Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

·           Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

a) Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

b) Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

·           Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

a) Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.

b)  Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

·           Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:

a) Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.

b) Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.

4. Mesin Penjilid

1) Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

·           Menurut jenisnya dapat dibedakan atas

a) Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.

b) Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

·           Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

a) Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.

b) Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

2) Ciri-ciri mesin penjilid

·          Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.

·           Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.

·           Tenaga penggerak tangan

·           Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

3) Cara kerja mesin penjilid

·           Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.

·           Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.

·           Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

4) Cara pemeliharaan mesin penjilid

·           Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

·           Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.

·           As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

5) Macam-macam plastik penjilid yaitu:

·           Plastik penjilid bulat

·           Plastik penjilid oval

·           Plastik penjilid punggung sempit.

Sumber: http://rininda.blogspot.co.id/2013/06/teknologi-perkantoran-mesin-mesin-kantor.html